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CONTROLLO DI GESTIONE ED ANALISI DEI DATI

Siamo partiti dai dati storici del bilancio e siamo arrivati alla redazione previsionale con i Budget. 

Ora passiamo allo scopo finale del nostro lavoro delle settimane precedenti: l’Analisi.

Abbiamo detto, nel primo articolo, che lo scopo del controllo di gestione è quello di tenere monitorato l’andamento dell’azienda.

Bene, ora che abbiamo i dati possiamo cominciare a leggerli!

L’analisi dei dati storici:

Una volta estrapolati e riclassificati i dati utilizziamo un file xls per incolonnare le annate una a fianco all’altra. Questo ci permetterà di verificare le variazioni dei costi e dei ricavi da un anno all’altro.

In una situazione di crescita lieve ma costante i dati si presenteranno uniformi con un aumento percentuale sia dei costi che dei ricavi da un anno all’altro.

Ma se ad esempio ci accorgiamo di una variazione significativa di un costo fisso o variabile da un anno all’altro significa che quel dato va analizzato più nel dettaglio per capire quale evento possa aver portato a questa variazione.

L’analisi dei dati previsionali:

I Budget Economico, Partimoniale e Finanziario non sono altro che un bilancio previsionale di quello che si spera succederà in azienda nell’anno successivo.

Come abbiamo detto nel secondo articolo, una volta fissati gli obbiettivi che si vogliono raggiungere vengono declinati di seguito i costi. 

Costruito il budget sarà possibile fare più scenari variando le varie voci economiche e patrimoniali inserite.

Se ad esempio si ipotizza di fare un investimento in un nuovo macchinario o un nuovo furgone, inserendo i dati di costo e flusso finanziario nel modello sapremo se l’obbiettivo di fatturato e i flussi di cassa positivi previsti sarebbero in grado di garantire l’equilibrio economico e finanziario. Se così non fosse si possono apportare le opportune modifiche. Solo compiendo queste riflessioni e prove tecniche l’imprenditore sarà in grado di capire quanto può spingere nelle decisioni strategiche.

L’analisi in itinere:

La reportistica e il monitoraggio di cui sopra va effettuato con cadenza almeno trimestrale.

Questo significa che l’ufficio amministrativo dovrà produrre un report per l’imprenditore contenente la situazione contabile al primo trimestre, secondo trimestre ecc. dell’anno in corso accanto al budget del relativo trimestre. Così facendo l’imprenditore sarà in grado di verificare se le strategie adottate stanno effettivamente portando i risultati previsti, se è necessario fare delle modifiche al Budget, e capire se gli scostamenti sono dovuti a situazioni occasionali o ricorrenti. 

La miglior comparazione prevede un file riepilogativo che metta a confronto l’anno precedente, l’anno in corso e il budget. 

GLI OBBIETTIVI

Il responsabile amministrativo ha certamente il compito di assemblare e redigere i documenti, ma soprattutto per la parte di Budget, i referenti devono essere i responsabili di ogni reparto, o nel caso delle PMI l’imprenditore.

E’ l’imprenditore infatti a definire gli obbiettivi, mentre il responsabile amministrativo o una figura temporanea come un consulente devono fornire i dati aggiornati, riclassificati e di immediata lettura.

Il controllo di gestione è una parte fondamentale per la gestione dell’azienda!

Troppo spesso si vedono imprenditori navigare a vista: in parte può essere colpa di uno scenario che cambia in fretta, ma in parte è la mancanza di consapevolezza che gli strumenti esistono e vanno utilizzati anche in piccole realtà. 

Questo è il periodo dell’anno giusto per il budgeting.

Cogliete l’opportunità e se non l’avete fatto prima cominciate a fissare gli obbiettivi!

In questi articoli abbiamo dato degli spunti su cui lavorare ma se voleste cominciare ad essere sempre più efficienti siamo pronti ad aiutarvi fornendo gli strumenti più adatti alla vostra realtà.